Wer Verlader, Handelsunternehmen oder Logistikverantwortliche auf das Thema Exportkontrolle anspricht, bekommt oft zu hören: „Meine Kunden sind doch keine Terroristen“, „Ich liefere nur innerhalb Deutschlands“ oder „Die US-Blacklists sind für mich doch nicht relevant“. Noch immer sind viele Unternehmen davon überzeugt, dass sie vom Exportkontrollrecht nicht betroffen sind, da sie nur innerhalb Deutschlands oder der EU Geschäfte machen. Doch das kann sich als folgenschwerer Irrtum erweisen.

Von Nicole Mantei, Produktmanagerin Risk Management, AEB GmbH

Wer Waren versendet, muss wissen, wer seine Geschäftspartner sind, und sicherstellen, dass sie nicht auf einer Sanktionsliste stehen. Die Pflicht zum Sanktionslistenscreening besteht grundsätzlich, egal, in welchem Land der Empfänger sitzt – auch innerdeutsche Geschäfte sind betroffen, und auch Mitarbeiter, Lieferanten und Transportdienstleister müssen überprüft werden.

Sanktionslisten waren eine direkte Reaktion auf die Terroranschläge vom 11. September 2001. Basierend auf Resolutionen des Sicherheitsrates der Vereinten Nationen erließen viele Regierungen Gesetze und Verordnungen, die u. a. den Geschäfts- verkehr mit Personen, Organisationen oder Unternehmen verbieten, die verdächtigt wurden, in Kontakt mit dem Al-Qaida-Netzwerk oder den Taliban zu stehen.

Seither ist die Prüfung von Geschäftspartneradressen auf Übereinstimmung mit den Sanktionslisten immer komplexer geworden. So müssen z.B. alle Firmen, die ihre Bewilligung als „Zugelassener Ausführer“ behalten wollen, nachweisen, dass sie Geschäftspartner und Mitarbeiter mit den Anhängen der EG-Verordnungen 881/2002 und 2580/2001 und weiteren offiziellen Sanktionslisten abgleichen. Neu hinzugekommen ist im August 2011 die EU-Verordnung Nr. 753/2011, mit der die Anhänger der Taliban sanktioniert werden. Auch wer den Status AEO anstrebt (zu Deutsch: Zugelassener Wirtschaftsbeteiligter), verpflichtet sich, regelgerecht zu handeln, um als sicheres Mitglied der Lieferkette zu gelten. Das schließt beim AEO F (Full) und AEO S (Security) den Nachweis mit ein, dass die Antiterrorverordnungen eingehalten werden.

Verstöße gegen das Außenwirtschaftsrecht können Bußgelder bis zu 1,8 Mio Euro oder gar Haftstrafen von bis zu fünf Jahren nach sich ziehen. Darüber hinaus droht den Unternehmen der Entzug von Vereinfachungen – und dies wirkt oft schwerer als die eigentliche Strafe. Denn wenn dem Unternehmen die Bewilligung als Zugelassener Ausführer entzogen wird, behindert dies alle Außenhandelsprozesse und damit die logistische Abwicklung.

Auch das US-Reexportrecht muss bei Exporten berücksichtigt werden, sofern Unternehmen direkt oder indirekt mit US-Produkten zu tun haben. Dies gilt auch dann, wenn die Ware innerhalb der EU versendet wird. Grund dafür ist eine Besonderheit der US-Regularien, die aufgrund ihres extraterritorialen Anspruchs weitreichender sind – sie folgen sozusagen der Ware. Die US-Behörden pflegen eine Vielzahl von Sanktionslisten, die genau beachtet werden sollten. Es könnte eine Meldepflicht an die US-Behörde bestehen, eine Genehmigungspflicht oder gar das Verbot des Geschäfts. Und die Konsequenzen bei einem Verstoß sind schwerwiegend. Wer z.B. gegen die Denied Persons List (DPL) oder die Specially Designated Nationals and Blocked Persons List (SDN) verstößt, läuft Gefahr, selbst auf einer „Schwarzen Liste“ zu landen. Dann steht die Existenz des Unternehmens auf dem Spiel, denn alle anderen Firmen werden ihrerseits den Geschäftskontakt mit dem eigenen Unternehmen abbrechen.

Wie exportierende Unternehmen die Sanktionslistenprüfung durchführen, bleibt ihnen selbst überlassen. Eines jedoch ist sicher – ein manueller Abgleich mit den Tausenden von Listeneinträgen ist praktisch unmöglich. Zahlreiche Exportanwälte unterstreichen dies. Sie weisen darauf hin, dass die Anhänge der Sanktionslisten und die Personenlisten zu den Länder-Embargos nicht nur sehr umfangreich sind, sondern auch permanenten Änderungen unterliegen, was eine manuelle Prüfung sehr aufwendig macht. Die Exportanwälte empfehlen stattdessen eine gut funktionierende Software im Hintergrund laufen zu lassen, die sämtliche Mitarbeiter, Dienstleister, Lieferanten, Kunden, Kreditoren, Debitoren etc. regelmäßig überprüft.

Unternehmen sind also gut beraten, eine Compliancelösung einzusetzen, die ein automatisiertes Sanktionslistenscreening durchführt, ohne die Geschäftsprozesse zu behindern. Die richtige Software prüft zudem möglichst frühzeitig vor Ausfuhr der Ware auf Länderembargos und den Endverwendungszweck und macht die Verantwortlichen auf potentielle Verstöße gegen Exportkontrollvorschriften aufmerksam. Bei der Auswahl einer Compliancelösung sollte man darauf achten, dass zum einen die Daten aus CRM-, ERP-Systemen und Logistiksystemen regelmäßig automatisiert abgeglichen werden, aber auch ad hoc Onlineanfragen gestartet werden können, um einzelne Partner vorab zu überprüfen.

Die CARL BECHEM GmbH, ein führender Hersteller für Hochleistungsschmierstoffe, setzt bereits eine solche Compliancelösung ein. Jede Nacht werden rund 20.000 Adressen – von Kunden, Lieferanten und Dienstleistern – geprüft. Die Software stellt wirksame Schutzmechanismen zur Verfügung, mit denen gelistete Personen, Firmen, Gruppen und Organisationen identifiziert werden können. Geschäftsverbindungen, die einen Verstoß gegen das Personenembargo bedeuten könnten, werden frühzeitig erkannt und unterbunden. Auch die verschiedenen gesetzlichen Vorgaben im Kampf gegen Terrorismus und Geldwäsche werden mit dieser Lösung abgedeckt.

Ergänzend dazu werden neue Kontakte vor der Bearbeitung manuell geprüft. Auch hier geht BECHEM auf Nummer Sicher und hat diesen Anspruch verpflichtend für alle Mitarbeiter eingeführt. Alle rund 300 Mitarbeiter in Deutschland haben bei Bedarf jederzeit Zugriff auf das System. Bevor ein Angebot an einen Neukunden erstellt wird oder ein neuer Lieferant einen Auftrag erhält, gibt der jeweilige Mitarbeiter die Adresse in das System ein und prüft sie. Steht der Name auf einer der Sanktionslisten, wird der Kontakt genauer geprüft und erst dann freigegeben, wenn alle Bedenken ausgeräumt sind. Die etwa fünf kritischen Ergebnisse im Monat werden zentral von einer Mitarbeiterin bearbeitet.

„Über 50% unserer Produktion in Deutschland werden von uns exportiert“, erläutert Katharina Weiland, Export Sales Managerin bei BECHEM. Dabei legt das Unternehmen höchsten Wert darauf, alle Rechtsvorschriften einzuhalten. „Wir überprüfen alle unsere Produkte daraufhin, wofür sie konkret eingesetzt werden können, um so einen möglichen Missbrauch auszuschließen. Und natürlich achten wir auch darauf, dass wir niemanden beliefern, der auf einer Sanktionsliste der Europäischen Gemeinschaft steht.“

Wichtig war auch die Effizienz der Arbeitsabläufe. Trotz steigender Sicherheitsanforderungen sollte die für BECHEM typische Flexibilität erhalten werden, so ­Weiland: „Als Mittelständler müssen wir flexibler reagieren als große Konzerne und dabei gleichzeitig alle Vorschriften einhalten. Diesen Spagat wollten wir mit der Einführung der Compliancelösung schaffen.“ Auch diesen Anspruch erfüllt die Lösung mit der regelmäßig stattfindenden automatischen Prüfung. Für die Mitarbeiter entfällt damit das zeitaufwendige Vergleichen der Geschäftspartner mit den aktuellen Sanktionslisten.

Ein weiterer wichtiger Punkt war die Integration in das bestehende ERP-System, zum einen, weil so die Kosten schlank gehalten wurden, zum anderen, weil die Mitarbeiter sich nicht auf ein neues, eventuell parallel laufendes System einstellen mussten. Auch Schnittstellenprobleme zwischen den Systemen wurden so vermieden.

Seit der Einführung der Compliancelösung konnten die rund 60 Mitarbeiter im Vertrieb ihre Arbeitsabläufe effizienter gestalten. „Für uns ist die Exportkontrolle viel einfacher geworden, da wir nun bei der Prüfung der Geschäftskunden erheblich Zeit sparen. Diese nutzen wir, um uns verstärkt um unsere Kunden zu kümmern“, so Weiland.

Kontakt: nicole.mantei[at]aeb.de

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