Sofern das SCP die vom OFAC geforderten Elemente ausreichend berücksichtigt, kann nach den OFAC-Strafverfolgungsleitlinien davon ausgegangen werden, dass der Betroffene zumindest einen Milderungsgrund erhält oder dass möglicherweise der Strafvorwurf ganz entfällt, wenn der Verstoß auch bei hoher Aufmerksamkeit nicht zu vermeiden war.

Am 7. Mai 2019 hat das OFAC das Dokument „A Framework for OFAC Compliance Commitments“ veröffentlicht. Es handelt sich um ein Guidance-Dokument, das ­Firmen und Banken wichtige Empfehlungen für die Gestaltung der Organisationsanweisung zur Exportkontrolle gibt.

Beitrag in der Gesamtausgabe (PDF)

Ausgangsfall 1

Firma D1 in Deutschland, deren Mutter A ein US-Konzern ist, fürchtet, gegen US-Exportrecht verstoßen zu haben. Bei den Belieferungen durch C in China über D1 an A wurde (mangels einer ausreichenden Organisationsanweisung) nicht untersucht, ob es sich tatsächlich – wie behauptet – um Lieferungen mit Ursprung China handelt. Hinterher stellt sich heraus, dass es tatsächlich Güter mit Ursprung Nordkorea waren. D1 möchte wissen, ob und wie sie ihre Organisationsanweisung zur Exportkontrolle verbessern muss.

Ausgangsfall 2

Bank D2 aus Deutschland hat den Kunden I im Iran, der bisher auf der E.O. 13599 gelistet war. Mangels einer entsprechenden Anweisung, dessen Status fortlaufend zu überprüfen, übersieht D2, dass I seit dem 5. November 2018 auf der SDN-Liste mit Sekundärsanktionen gelistet ist. D2 möchte wissen, ob und wie sie ihre Organisationsanweisung zur Exportkontrolle verbessern muss.

Fünf Anforderungen des OFAC-Frameworks

Das „Framework for OFAC Compliance Commitments“ fordert für ein SCP (Sanctions Compliance Program), dass es die folgenden fünf Elemente enthalten muss:

  1. Managementbeteiligung
  2. Risikobewertung
  3. interne Kontrollen
  4. Nachprüfungen und Audits
  5. Training

Sofern das SCP diese fünf Elemente ausreichend berücksichtigt, kann nach den OFAC-Strafverfolgungsleitlinien (OFAC Economic Sanctions Enforcement Guidelines) davon ausgegangen werden, dass der Betroffene zumindest einen Milderungsgrund erhält oder dass möglicherweise der Strafvorwurf ganz entfällt, wenn der Verstoß auch bei hoher Aufmerksamkeit nicht zu vermeiden war. Ansonsten besteht das hohe Risiko, dass die Geschäftsführung der Organisation für den US-Exportverstoß haftet, was auch zur persönlichen Haftung des Geschäftsführers führen kann.

Zu Anforderung 1

Die Managementbeteiligung bedeutet erstens: Die Geschäftsführung hat das SCP ausführlich erörtert und dann für die Organisation verbindlich vorgeschrieben.

Zweitens: Die Geschäftsführung bestätigt, dass ihre Compliance-Units genügend Autorität und Autonomie besitzen, um die OFAC-Risiken der Organisation zu kontrollieren (inklusive direkter Berichtslinien an die Geschäftsführung und regelmäßiger Treffen).

Drittens: Die Geschäftsführung hat genügend Schritte ergriffen und wird dies auch künftig tun, um ihre Compliance-Units mit genügend Ressourcen auszustatten (Arbeitskräfte, Expertise, Informationstechnologie etc.).

Viertens: Die Geschäftsführung fördert eine „Compliancekultur“ für die gesamte Organisation mit Aus- und Fortbildung, Fortschreibung des Regelwerks und laufender Anpassung der Prozesse an Änderungen.

Fünftens: Die Geschäftsführung erkennt die Schwere von offenkundigen OFAC-Verstößen an und setzt die notwendigen Maßnahmen um, damit die ursächlichen Gründe für frühere Verstöße beseitigt werden. Hierfür sollte die Organisation einen Exportkontrollbeauftragten (bzw. einen „Sanctions Compliance Officer“) ernennen, der das Recht hat, direkt an die Geschäftsführung zu berichten. Die Beratungspraxis zeigt, dass mangelndes Compliancebewusstsein in der Geschäftsführung oft die Ursache für Verstöße ist.

Zu Anforderung 2

Die Risikobewertung bedeutet erstens: Die Organisation führt OFAC-Risikobewertungen in einer Art und Häufigkeit durch, welche die potentiellen Risiken durch Kunden, Güter, Lieferkette, Länder etc. angemessen berücksichtigt, und diese Risikobewertungen werden aktualisiert, vor allem, um ursächliche Gründe für frühere Verstöße oder systematische Schwachstellen abzustellen.

Zweitens: Die Organisation hat eine Methodik entwickelt, um die besonderen Risiken zu identifizieren, zu analysieren und zu adressieren.

Zu Anforderung 3

Die internen Kontrollen bedeuten erstens: Die Organisation hat schriftliche Prozeduren entwickelt, die für das Tagesgeschäft leicht zu befolgende Anweisungen geben. Diese sollen die Mitarbeiter von einem Fehlverhalten abhalten, indem der Organisation ermöglicht wird, klar und effektiv Risikopotentiale zu erkennen und abzustellen.

Zweitens: Auch Informationstechnologien und Aufbewahrungspflichten sind hierfür zu berücksichtigen sowie Sofortmaßnahmen und die Ernennung von Mitarbeitern, die die SCP-Prozeduren in die Tagesarbeit der Organisation umsetzen sollen.

Zu Anforderung 4

Nachprüfungen und Audits bedeuten erstens: Die Organisation verpflichtet sich sicherzustellen, dass die Audit- und Testfunktionen zur Aufgabe der Geschäftsführung gehören und dass sie unabhängig, mit genügend Autorität, Fähigkeiten und Expertise innerhalb der Organisation durchgeführt werden.

Zweitens: Die Organisation verpflichtet sich sicherzustellen, dass sie Audit- und Testprozeduren anwendet, die zur Größe und Entwicklung der Organisation passen, und dass diese, unabhängig davon, ob dies durch interne oder externe Kräfte geschieht, eine vollständige und objektive Bewertung der OFAC-Risiken und der hierzu durchgeführten internen Kontrolle erlaubt.

Zu Anforderung 5

Training bedeutet erstens: Die Organi­sation verpflichtet sich, dass ihr OFAC-Trainingsprogramm die notwendigen Informationen und Instruktionen Mitarbeitern, v.a. Hochrisikomitarbeitern und ggf. Stakeholdern (wie z.B. Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern) anbietet, um die Bemühungen der Organisation zur Einhaltung der OFAC-Compliancevor­gaben zu unterstützen. U.E. sind solche Trainings (zumindest für Hochrisikomitarbeiter) mindestens einmal jährlich erforderlich.

Zweitens: Wenn die Organisation ein negatives Test- oder Auditergebnis erhält, verpflichtet sie sich, sofort weitere Trainings oder sonstige Abhilfemaßnahmen bzgl. der betroffenen Mitarbeiter zu ergreifen.

Der Beitrag wird in der nächsten Ausgabe des ExportManagers fortgesetzt.

Wegen aktueller Hinweise zum US-Exportrecht vgl. http://hohmann-rechtsanwaelte.de/us-exportrecht.html

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