Zum 1. Februar 2014 tritt die gesetzlich vorgeschriebene Umstellung der SEPA-Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften in Kraft. Viele Unternehmen haben sich bisher jedoch noch nicht damit beschäftigt, welche Anforderungen auf sie zukommen. Das kann gefährlich werden, denn die Umstellung ist oft komplex. Eine realitätsnahe Simulation gemeinsam mit dem Bankpartner ist die beste Vorbereitung.

Von Paul-Jürgen Zorn, Team Head Transaktions­management, BHF-BANK

Während sich große Unternehmen schon geraume Zeit mit der Thematik SEPA beschäftigen, wird der Aufwand, der mit der Umstellung auf das SEPA-Verfahren verbunden ist, von Mittelstands- und Kleinunternehmen stark unterschätzt. Die Umstellung der Arbeitsprozesse und Arbeitsabläufe muss im Unternehmen analysiert und an die SEPA-Zahlverfahren für Überweisungen und Lastschriften angepasst und migriert werden. Während die Umstellung auf die SEPA-Überweisung in der Regel weitgehend problemlos vonstattengeht, ist die Komplexität der Anforderungen bei der SEPA-Lastschrift eine Herausforderung für die Umsetzung im Unternehmen.

Was angesichts der Anstrengungen, die nun unternommen werden müssen, zuweilen aus dem Blick gerät, ist, dass der Einsatz der neuen Zahlverfahren für Unternehmen Chancen bietet. Es können eingefahrene Arbeitsprozesse neu strukturiert, Stammdaten in den Finanzbuchhaltungssystemen gesäubert und alte ­Infrastrukturen erneuert werden. Ohne Investitionen ist die Migration auf die neuen Zahlverfahren jedoch meist nicht möglich.

Nach unseren Erfahrungen sind für eine reibungslose und zeitgerechte Umsetzung der SEPA-Anforderungen die folgenden Punkte zu empfehlen:

  • Bildung eines Projektteams und Benennung eines Verantwortlichen
  • Analyse der Systeme, Schnittstellen und Geschäftsprozesse
  • Anpassung der hausinternen ­Anwendungen
  • SEPA-Test mit Zahlungsdienstleistern
  • Mitarbeiter informieren und schulen
  • IBAN und BIC in die Geschäftskommunikation einbinden
  • Umstellung der Stammdaten auf IBAN und BIC
  • Überprüfung von Auswirkungen der SEPA auf das Liquiditätsmanagement

Beim Einsatz von SEPA-Lastschriften sind nachfolgende Punkte zu beachten:

  • Beantragung der Gläubiger-­Identifikationsnummer
  • Nutzung des SEPA-Mandats
  • Einsatz einer Mandatsverwaltung
  • Unterrichtung der Geschäftspartner über die Umstellung auf die SEPA- Basislastschrift (bei Bestandskunden)
  • neue Vereinbarung bei Abbuchungsaufträgen hinsichtlich der SEPA-­Firmenlastschrift

Weiterhin ist die Meldepflicht nach der Außenwirtschaftsverordnung gegebenenfalls in den Untersuchungsprozess zu integrieren. Ab dem 4. November 2013 müssen Meldepflichtige ihre Meldungen nach der Außenwirtschaftsverordnung komplett eigenständig bei der Deutschen Bundesbank durchführen. Hierzu hat die Deutsche Bundesbank einen elektronischen Service eingerichtet.

Was bedeutet die Umstellung auf SEPA im Einzelnen? Die alte nationale Kontonummer wird durch die 22-stellige IBAN (International Bank Account Number) ersetzt. Diese beinhaltet neben einem Ländercode und einer Prüfziffer die Bankleitzahl und die Kontonummer. Die Bankleitzahl wird vom BIC (Bank Identifier Code) abgelöst. Mit den neuen Kennziffern soll die Auftragsabwicklung im europäischen Zahlungsverkehr vereinfacht werden.

Ab dem gesetzlich festgelegten Datum zur SEPA-Migration sind in der Kreditwirtschaft zur Abwicklung des bargeldlosen Zahlungsverkehrs nur noch SEPA-Zahlungsverkehrsverfahren zugelassen. Die bestehenden nationalen Datenträgeraustauschverfahren (DTA-Verfahren) für Überweisungen und Lastschriften dürfen nur noch bis zum 31. Januar 2014 angeboten werden. Der Kartenzahlungsverkehr bleibt hiervon zunächst unberührt und wird erst 2016 neu geregelt werden.

Zudem ist ab Februar 2014 im nationalen und ab 2016 im internationalen SEPA-Zahlungsverkehr die Zahlung per IBAN-only-Verfahren möglich. Sowohl Firmen als auch Privatkunden können ihre Zahlungsaufträge ohne den BIC des Begünstigten oder des Zahlungspflichtigen erteilen. Der BIC wird bei SEPA-Überweisungen vom Zahlungsdienstleister des Zahlungspflichtigen beziehungsweise bei SEPA-Lastschriften vom Zahlungsdienstleister des Zahlungsempfängers ergänzt.

Bereits im Juli 2012 wurde durch eine Änderung der AGB der Banken die Einzugsermächtigungslastschrift der SEPA-Basislastschrift gleichgestellt. Da hier kein Mandatsaustausch notwendig war, bedeutete dies für Unternehmen eine wesentliche Vereinfachung im Übergang vom alten Lastschriftverfahren zum neuen SEPA-Basislastschriftverfahren. Abbuchungsaufträge hingegen sind von dieser Vereinfachung ausgenommen, da sie keiner gesetzlichen Regulierung zur SEPA-Firmenlastschrift unterzogen werden. Dies bedeutet, dass bestehende Vereinbarungen zwischen Zahlungsempfänger und Zahlungspflichtigem bezüglich Abbuchungsaufträgen für Firmenlastschriften neu getroffen werden müssen und ein Mandatsaustausch verpflichtend ist.

SEPA bedeutet einen gewaltigen Umbruch. Für Unternehmen bietet sich ein großes Potential, Kosten zu senken und den Zahlungsverkehr an einem Standort zu zentralisieren. Der Verwaltungsaufwand in der Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung und im Treasury/Cash-management kann erheblich gesenkt werden. Die Einführung der neuen SEPA-Verfahren stellt ein Markterfordernis dar, denn Zahlungen sind das Öl im Getriebe des europäischen Binnenmarktes. Es ist von elementarer Bedeutung, dass sich dieses Getriebe gleichmäßig und sicher dreht. Der bestehende Wettbewerbs­nachteil zu den von US-Dollar und Yen bestimmten Wirtschafträumen wird durch die SEPA-Initiative ausgeglichen.

Nach Einschätzung der Bundesbank haben bisher erst rund 10% der Unternehmen Vorbereitungen für SEPA getroffen. Auch die Quote der SEPA-fähigen Überweisungen in Deutschland war im ersten Quartal 2013 nicht höher. Die Jahre seit 2008, in denen SEPA als Option ein­geführt wurde, wurden meist nicht zur konsequenten Umstellung auf das neue Verfahren genutzt. Nun wird es Zeit, denn der Umstellungsaufwand ist zum Teil erheblich.

Ist ein Unternehmen im Februar kommenden Jahres nicht SEPA-fähig, drohen erhebliche Lasten, so unter anderem höhere Kosten im Zahlungsverkehr. Im Extremfall besteht aufgrund stockender Zahlungsflüsse die Gefahr der Zahlungsunfähigkeit. Wichtig ist zu bedenken, dass die SEPA-Umstellung für das ganze Unternehmen relevant ist, nicht nur für Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Auch Gehaltsüberweisungen müssen den neuen Standards folgen.

Jedes Unternehmen sollte eine umfassende Analyse vornehmen, wo für das neue Verfahren im bargeldlosen Zahlungsverkehr Änderungen anstehen. Die IT muss in der Lage sein, mit BIC und IBAN zu arbeiten, Prozesse müssen angepasst werden. Unter Umständen wird es sogar nötig sein, veraltete Systeme abzulösen.

Ein proaktiver Bankpartner kann bei der Umstellung auf SEPA eine große Hilfe sein. Idealerweise bietet er auch eine SEPA-Simulation an, die es dem Firmenkunden ermöglicht, seine SEPA-Fähigkeit unter realen Bedingungen technisch und fachlich zu prüfen. Eine solche Testumgebung bietet der Erfahrung nach die besten Voraussetzungen dafür, Fehler zu entdecken und beseitigen zu können.

Unternehmen, die solche Testläufe bewältigt haben, können der Umstellung auf IBAN und BIC gelassen entgegensehen und sich ganz darauf konzentrieren, die Arbeitserleichterungen, die mit der SEPA-Einführung einhergehen, vom ersten Tag an zu nutzen.

Kontakt: paul-juergen.zorn[at]bhf-bank.com

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