Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle hat mit der Softwarelösung ELANK-2 eine Plattform entwickelt, die exportierenden Unternehmen das Beantragen von Ausfuhr­genehmigungen erleichtern soll. Die Integration des Genehmigungsverfahrens in den Gesamtprozess „Export“ mit Hilfe der IT bietet Unternehmen weitere Vorteile. Schließlich tragen auf allen Stufen Mitarbeiter eine Teilverantwortung für die rechtssichere Umsetzung des Exports.

Von Nicole Mantei, Produktmanagerin Risk Management, AEB

Nicht immer ist es für Unternehmen auf den ersten Blick nachvollziehbar, welche Ausfuhren genehmigungspflichtig sind, worauf bei innereuropäischem Handel geachtet werden muss oder wann es sich bei den Produkten um sogenannte „Dual-Use“-Güter handelt, die aufgrund ihrer Verwendbarkeit für zivile und militärische Zwecke nicht ohne weiteres ausgeführt werden dürfen. Die Komplexität des Themas und die Notwendigkeit, Exportkontrolle in die alltäglichen Abläufe eines Betriebs einzubauen, lassen viele Unternehmen davor zurückschrecken, sich näher mit dem Thema zu beschäftigen.

Blieben allerdings in der Vergangenheit Verstöße gegen das Exportkontrollgesetz häufig unbemerkt, geraten zunehmend auch kleinere Unternehmen und Mittelständler ins Visier der Behörden. Wer Exportkontrollvorschriften missachtet und kritische Waren ohne Genehmigung liefert, muss sich klar darüber sein, was er aufs Spiel setzt. Verstöße gegen das Exportrecht werden hart bestraft: Den Verantwortlichen drohen Haftstrafen zwischen zwei und fünf Jahren oder Bußgelder bis zu 1,8 Mio Euro. Dem Unternehmen droht darüber hinaus der Entzug der Bewilligung als Zugelassener Ausführer – und damit der Wegfall von Vereinfachungen bei der Zollabwicklung. Dies wiegt oft schwerer als die eigentliche Strafe, da alle Außenhandelsprozesse und damit die logistische Abwicklung behindert werden.

Hat aber nun ein Unternehmen festgestellt – ob mit oder ohne IT-Unterstützung –, dass es für eine bestimmte Ausfuhr seiner Waren eine Ausfuhrgenehmigung benötigt, kommt das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) ins Spiel. Um die Prozesse rund um die Antragstellung von Ausfuhrgenehmigungen zu beschleunigen, hat das BAFA zwar bereits vor Jahren mit ELAN ein Portal für die „ELektronische ANtragserfassung und Kommunikation“ zur Verfügung gestellt. Dieses hat jedoch kaum die erwünschte Erleichterung gebracht. So mussten beispielsweise trotz der Datenerfassung im ELAN-Portal die Anträge zusätzlich auf Papier und mit eigenhändiger Unterschrift eingereicht werden. Auch die mit dem Antrag einzureichenden Unterlagen mussten dem BAFA im Original vorliegen. Für die weitere Bearbeitung werden sie dann im Amt gescannt und nacherfasst.

Dieser Prozess dauert nicht nur länger als eine rein elektronische Kommunikation – während der Bearbeitungszeit hat der Antragssteller auch keine Information über den aktuellen Status. Nachfragen durch das BAFA oder die Bitte, weitere Informationen nachzureichen, erreichen den Antragsteller auf dem Postweg bzw. werden per Telefon oder E-Mail geklärt. Die Vorteile des bisherigen elektronischen Verfahrens halten sich damit sowohl für den Antragsteller als auch für die Behörde in Grenzen. Mit der Folge, dass etwa 50% aller Anträge weiterhin auf dem herkömmlichen Papierweg eingereicht wurden.

Mit ELANK-2 wird nun der Prozess der Antragstellung für Ausfuhrgenehmigungen erleichtert. Bei dieser Plattform handelt es sich um eine komplette Neuentwicklung des Systems, das direkt über die Website des BAFA genutzt werden kann.

ELANK-2 bietet den Antragstellern dabei zahlreiche Vorteile wie z.B. einen zentralen Zugriff auf die aktuellen Vorgänge. Anders als zuvor können die erforderlichen Unterlagen gleichfalls online eingereicht werden.

Auch die weitere Kommunikation zwischen BAFA und Antragsteller verläuft ohne Medienbruch über das neue Portal. Die Notwendigkeit, den Antrag zu unterschreiben, entfällt – und damit auch der Postweg. Statt der Originalunterlagen auf Papier, beispielsweise der Endverbleibserklärung des Empfängers, genügt nun eine digitale Version des Dokuments. Die Antragsteller verpflichten sich, die Originale bei sich verfügbar zu haben und jederzeit nachreichen zu können. Auch die Genehmigung muss bislang unterschrieben und daher auf Papier erteilt werden. Es ist abzuwarten, ob es eine Vereinbarung zwischen Zoll und dem BAFA geben wird, so dass in Zukunft ein Ausdruck der elektronisch erteilten Genehmigung genügt.

Ein deutlicher Gewinn für Antragsteller und das BAFA ist die Beschleunigung beim Austausch von Statusinformationen und Dokumenten. Da der Postweg entfällt und alle Informationen über ELANK-2 zur Verfügung stehen, sieht der Antragsteller sofort, welche Rückfrage das BAFA an ihn hat, und der BAFA-Mitarbeiter kann den Antrag sofort weiterbearbeiten, sobald die eingeforderten Unterlagen in ELANK-2 nachgereicht wurden. Über jede Statusänderung des Antrags wird der Antragsteller mit einer E-Mail informiert. So kann die Antragstellung beschleunigt werden. Ein weiterer Vorteil: Da die gesamte Kommunikation über ELANK-2 läuft und nicht mehr wie bisher parallel per Post, Telefon und E-Mail, werden alle Informationen an einer Stelle gebündelt.

Kontakt: nicole.mantei[at]aeb.de

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