Die Transportkosten sind in nahezu jedem Unternehmen ein wichtiger Kostenfaktor. Doch während bei entsprechenden Optimierungsmaßnahmen das Hauptaugenmerk auf den operativen Abläufen liegt, werden die administrativen Prozesse des Frachtmanagements oft vernachlässigt. Zu Unrecht: Erfolgreiche Projekte zeigen, dass hier Einsparungen von bis zu 35% möglich sind. Eine intensive Auseinandersetzung mit diesem Thema kann sich daher lohnen.
Von Markus Meißner, Geschäftsführer, AEB GmbH
Bisher lag der Schwerpunkt entsprechender Kostensenkungsmaßnahmen auf den operativen Prozessen. So haben die Firmen beispielsweise ihre Supply-Chain-Netzwerke reorganisiert, die Auslastung des Laderaums optimiert und ihre Lieferstrategien angepasst – mit zum Teil beachtlichem Erfolg.
Neben den operativen sind aber auch die administrativen Prozesse mit hohem Aufwand verbunden. Bei Industrie- und Handelsunternehmen sind dies in der Regel alle Abläufe, die mit der Auswahl, Beauftragung, Abrechnung und Kontrolle der Transportdienstleister zu tun haben. Doch diese Aufgaben sind oft noch nicht oder zumindest nicht ausreichend auf dem Radar der Verlader.
Laut einer Studie der Aberdeen Group rechnen die Befragten damit, durch entsprechende Maßnahmen auf diesen Gebieten bis zu 8,8% ihrer Frachtausgaben einsparen zu können. Die Optimierung der administrativen Prozesse hat dabei keinen Einfluss auf die Qualität der Transportdienstleistungen wie z.B. den Lieferservice oder Value-added Services. Anders als im operativen Bereich besteht damit kein Trade-off zwischen der Transportqualität und den administrativen Kosten.
Doch wo genau liegen die Potentiale in der Administration des Transportmanagements? Verbesserungsmaßnahmen zahlen sich vor allem in vier Bereichen aus:
- der Verwaltung der Carrier-Offerten und der Frachtkostenberechnung,
- der Kontrolle der eingehenden Frachtrechnungen,
- dem Frachteinkauf und den entsprechenden Vorbereitungen auf die Verhandlungen mit den Transportdienstleistern,
- der Rückverteilung der Frachtkosten.
Basis für die Optimierung im Transportmanagement sind die effiziente Verwaltung der Frachttarife und, darauf aufbauend, eine korrekte Frachtkostenberechnung. Denn nur wenn die richtigen Tarife herangezogen werden und die Ergebnisse der Berechnungen korrekt sind, können auch die anschließenden Prozesse fehlerfrei durchgeführt und die richtigen Schlüsse gezogen werden. Die Frachtberechnung wirkt sich auf viele Prozesse in der Transportlogistik aus: von der Planung und Simulation über Ausschreibungen bis hin zum Controlling. Sie kann Grundlage für Entscheidungen sein, die sich auf die komplette Lieferkette auswirken, z.B. wenn sich Beschaffungsströme ändern, weil aufgrund der gestiegenen Frachtkosten Produktionsstätten von Asien nach Europa verlegt werden oder man sich für die Distribution in bestimmten Märkten auf einen Carrier mit den besten Konditionen festlegt.
Frachtkostenberechnung klingt einfach, ist aber tatsächlich in vielen Unternehmen eine komplexe Aufgabe. Denn die Tarife und Kostenmodelle unterscheiden sich von Carrier zu Carrier. So können Frachttarife volumen-, gewichts- und entfernungsabhängig gestaltet werden. Sie können einzeln abgerechnet und als Pauschale für die Periode vereinbart werden. Berechnungsgrundlage können Packstücke, einzelne Sendungen oder ganze Container und Lkw sein. Sendungsgröße, Anzahl der Umschlagspunkte, Frachtaufkommen, Transportentfernung, Packstückgröße, Frachtnetzstruktur und Auswahl der Transportkette nehmen eine entscheidende Rolle bei einer Tarifgestaltung ein.
So kann es sein, dass ein Dienstleister die Preise für eine Sendung nach Gewicht und Zonen, ein anderer sie anhand von Volumengewicht und Kilometern berechnet. Zudem kommen in der Praxis die unterschiedlichsten Kombinationen mehrerer Parameter vor. Darüber hinaus kann jeder Transporteur noch Dieselzuschläge, Maut, Handlingkosten, Aufpreise für Verpackung, Lademittel oder Gefahrgut extra aufführen.
Die Berechnung der Frachtkosten ist bereits für eine Sendung mit einem Dienstleister kompliziert. Bei täglich mehreren hundert Sendungen, die von unterschiedlichen Carriern transportiert werden, wird sie zur echten Herausforderung.
Die Komplexität der Frachtkostenkontrolle liegt nicht allein an der Menge an eingehenden Rechnungen. Da die Firmen meist nach dem günstigsten Anbieter fahnden, arbeiten sie mit einer Vielzahl an Transportdienstleistern zusammen, weshalb auch die eingehenden Frachtrechnungen sehr unterschiedlich sind: Jeder Transportdienstleister hat eigene Rechnungsformate, Begrifflichkeiten und Kostenarten. Im internationalen Geschäft kommen noch unterschiedliche Währungen und Sprachen hinzu. Die Frachtrechnungsprüfung ist dadurch selbst für Fachleute zeit- und arbeitsaufwendig, und Fehler können aufgrund der komplexen Offertenstruktur nicht so einfach aufgedeckt werden. Eine lückenlose Kontrolle aller Frachtrechnungen führt schnell zu einer Explosion der Verwaltungskosten, zumal die Rechnungen oft nicht genug Informationen enthalten, um sie korrekt prüfen zu können. Wenn man bei Unklarheiten dann nachfragen muss, ist der Aufwand unverhältnismäßig hoch. Insgesamt gehen Experten für eine einzige Frachtrechnung von durchschnittlichen Prozesskosten in Höhe von 11 USD aus.
Dennoch ist die Kontrolle der Frachtkosten unerlässlich. Laut Untersuchungen sind durchschnittlich 8% der Frachtrechnungen falsch. In Einzelfällen kann dieser Anteil in der Praxis auch bei über 20% liegen. Und die meisten Fehler, die sich in die Frachtrechnungen einschleichen, wirken sich zu Ungunsten des Verladers aus. Bleiben sie unentdeckt, entstehen für ihn beträchtliche Mehrkosten.
Die Anforderungen in der Transportlogistik sind selbst bei kleinen und mittelständischen Unternehmen oft so komplex, dass das Softwareprogramm Excel für die Offertenverwaltung, Frachtkostenberechnung und Rechnungskontrolle nicht geeignet ist, um diese effizient durchzuführen und Fehler zu vermeiden. Auch die „Vorbereitung auf den Frachteinkauf“ und „Frachtkostenrückverteilung“ lassen sich damit nur unzureichend unterstützen.
Für ein effizientes Frachtkostenmanagement ist der Einsatz eines Transport- und Frachtmanagementsystems empfehlenswert. Derartige IT-Lösungen unterstützen nicht nur alle administrativen Prozesse im Frachtmanagement, sondern können auch die operative Transportabwicklung steuern: vom Wareneingang über das Lagermanagement, den Versandprozess und die Verladekontrolle bis hin zur Auslieferung. Der Vorteil: Alle für das Frachtmanagement notwendigen Informationen sind ohne Schnittstellen und Systembrüche in einer Lösung verfügbar.
Die Wahl der richtigen Fracht- und Transportmanagementsoftware ist aufgrund der hohen Anbieterzahl nicht einfach, weshalb ein detaillierter Vergleich wichtig ist. Neben funktionalen Anforderungen spielen auch Faktoren wie die Nutzerfreundlichkeit, das Angebot zusätzlicher Dienstleistungen, die Zufriedenheit bisheriger Kunden und die Kosten eine wichtige Rolle. Zudem sollte sich das System einfach in die bisherige IT-Landschaft integrieren lassen und Anbindungen an externe Partner wie beispielsweise Spediteure ermöglichen.
Aber nicht jedes Unternehmen benötigt von Anfang an ein umfängliches Transport- und Frachtmanagementsystem. Daher ist auf einen modularen Aufbau der Software zu achten, so dass genau die Funktionalitäten eingekauft werden können, die wirklich benötigt werden, um später bei Bedarf das System um weitere Anwendungen erweitern zu können. Ist die Lösung Teil einer umfangreichen Logistik- und Außenwirtschaftssuite, lassen sich weitere Prozesse wie Lagerverwaltung, Zollabwicklung oder Exportkontrolle in die Abläufe integrieren. Die Wahl der entsprechenden Lösung hängt von den jeweiligen Gegebenheiten des Anwenderunternehmens ab, so dass eine pauschale Beurteilung schwierig ist. Umso wichtiger ist es daher, dass der Anbieter über ein entsprechendes Portfolio und Erfahrung verfügt sowie Beratungsleistungen anbietet.
Textkasten: Whitepaper-Serie beleuchtet Optimierungsfelder
Wo genau liegen die Potentiale im Transport- und Frachtkostenmanagement? Und wie können diese identifiziert und realisiert werden? Mit einer Whitepaper-Serie zum Thema „Transportkosten senken durch effizientes Frachtmanagement“ geht die AEB diesen Fragen auf den Grund und liefert Antworten. Die Whitepaper der Serie stehen unter www.aeb.de/fracht kostenlos zum Download bereit.
Kontakt: markus.meissner[at]aeb.de
