Präferenzabkommen bieten Außenhandelsunternehmen zum Teil signifikante Vorteile. Sie zu heben ist eine Herausforderung, denn dazu bedarf es einer sorgfältigen Evaluierung der Supply-Chain und der eigenen Prozesse. Viele Firmen tun sich daher schwer, Freihandelsabkommen effektiv zu nutzen. Mit IT-Unterstützung lassen sich Lieferantenerklärungen, komplexe Ursprungsregeln und allfällige Risiken jedoch relativ einfach managen und Vorteile ausschöpfen.
Von Arne Mielken Senior Trade Specialist, Amber Road
Freihandelsabkommen (FHAs) sollen Unternehmen den Zugang zu ausländischen Märkten erleichtern, die Einstandskosten beim Einkauf im Ausland senken, Zollabgaben sparen und die Wettbewerbsfähigkeit steigern. Die EU hat seit ihrem Bestehen mit einer Vielzahl Länder respektive Ländergruppen (u.a. EFTA, Cariforum) Präferenzabkommen abgeschlossen, die von Deutschland ratifiziert wurden. Mit zahlreichen weiteren Staaten laufen derzeit Verhandlungen. Das Abkommen mit Kanada (CETA) wurde zwar unterzeichnet, ist aber noch nicht anwendbar.
FHAs bringen keine komplette Zollfreiheit. Meist sind gewisse Warengruppen (z.B. Agrarprodukte) vom Freihandel ausgenommen. Die übrigen Zolltarife sinken produktspartenspezifisch meist nur stufenweise über mehrere Jahre.
Voraussetzung für die Zollbefreiung ist, dass die Waren bestimmte Ursprungsregeln erfüllen, die in dem Präferenzabkommen festgelegt sind. Als Nachweis müssen bei der Einfuhr Präferenznachweise vorgelegt werden (Warenverkehrsbescheinigung EUR.1, EUR-MED oder Ursprungserklärung auf der Rechnung; nur theoretisch möglich ist die EUR.2). Jedes Abkommen sieht unterschiedliche, zum Teil sehr komplexe Verfahren und Ursprungsregelungen vor, die eingehalten werden müssen.
Prozesse abstimmen und kontrollieren
Ausgangspunkt für eine effektive und risikofreie Nutzung von FHAs ist eine sorgfältige Evaluierung der Supply-Chain und der eigenen Prozesse. Dabei sollten folgende Fragen beantwortet werden:
- Welche FHAs sind für meine Im- und Exporte relevant?
- Welche Vorgaben betreffen mein Unternehmen? Wie sehen die Vorschriften konkret aus?
- Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen? Dazu gehören die Abklärung der Ursprungseigenschaft von Zulieferteilen und Herstellungserzeugnissen, eine korrekte Produktklassifizierung aller Vorprodukte und des Exportprodukts, die Zuordnung der Zolltarifnummern, eine korrekte Pflege der Stammdaten und nachvollziehbare Präferenzkalkulationen unter Berücksichtigung der Exportkalkulationen sowie der Bedingungen der jeweiligen Freihandelsabkommen.
- Welche Software kann beim Sammeln und Weiterleiten der notwendigen Da-ten und Dokumente, bei der Produktklassifizierung, der Zuordnung der Ex-portkontroll- und Zolltarifnummern, beim Einholen/Erneuern/Validieren/Archivieren der Lieferantenerklärungen, der Kalkulation des Ursprungs, dem Management der Präferenzursprungszeugnisse unterstützen?
- Welche Probleme sind zu vermeiden?
- Wer kontrolliert wann wo wie die korrekte Ausführung in meinem Unternehmen? Hierfür ist es unerlässlich, dass sich die am Prozess beteiligten Unternehmensbereiche von der Be-schaffung über die Produktion und den Vertrieb bis hin zur Logistik und IT abstimmen und effektive Kontrollprozesse installieren.
- Wie wird die Umsetzung dokumentiert?
- Wer überwacht Veränderungen im Welthandel (Gesetze, Währungskurse usw.) und im eigenen Unternehmen, die Einfluss auf Lieferketten und Präferenzkalkulationen haben könnten (Monitoring)?
- Wer veranlasst welche Maßnahmen bei Gesetz-, Zolltarif- (bei stufenweisem Abbau), Produktionsänderungen, Lieferantenwechseln etc.?
- Wer kontrolliert die Umsetzung der Korrekturen?
- Welche Softwarelösung kann bei Kontrollen und Korrekturen helfen?
Insbesondere im Bereich der Beschaffung sind im Vorfeld von geplanten Veränderungen (Lieferantenwechsel, neue Transportrouten, Zwischenlager) die Auswirkungen auf die Ursprungskalkulation beim Import und auf die Herstellungsprozesse sowie ggfs. den Export zu überprüfen. Das erzielte Einsparpotential kann unter Umständen zu einem Ausschluss aus einer Präferenz für das Enderzeugnis führen. Dann könnte der Regelzollsatz anstatt der Zollbefreiung zur Anwendung kommen. Nicht immer führt ein niedrigerer Einkaufspreis zu niedrigeren Gesamteinstandskosten oder zu einer höheren Marge beim Endprodukt.
Lieferantenerklärungen automatisiert einholen
Bei Anträgen/Ausstellung von Ursprungsnachweisen durch den Zoll, zur Ausfertigung einer Ursprungserklärung auf der Rechnung, für die Ausstellung von Folgelieferantenerklärungen und als Basis der eigenen Ursprungskalkulation braucht es eine Lieferantenerklärung. Bei einer breiten Streuung von Lieferquellen für Vormaterialien und Erzeugnisse kann das Einholen von Lieferantenerklärungen zur Belegung des Produktursprungs sehr zeitaufwendig sein. Zudem werden je nach FHA zum Teil unterschiedliche Informationen für einen Ursprungsnachweis verlangt. Auch die Gültigkeitsdauer solcher Nachweise kann variieren. Lieferantenerklärungen dürfen laut deutscher Gesetzgebung längstens für einen Lieferzeitraum von zwei Jahren ausgefertigt und müssen mindestens drei Jahre aufbewahrt werden.
Zahlreiche Softwarehäuser bieten Module, die Massenanfragen wie auch individuelle Anfragen an Lieferanten erleichtern und gezielt Informationen erheben, die den Präferenzanspruch der Ursprungszertifikate gemäß den relevanten FHAs stützen. Anfragekampagnen können gezielt auf spezifische Präferenzabkommen, Produktgruppen oder Artikel abgestellt werden. Die Ausführung erfolgt per E-Mail direkt an die Lieferanten. Die Module sollten skalierbar sein und ein Content-Plug-in für jedes genutzte FHA mit Lieferantenfragebögen, Hersteller- und Lieferantenunterlagen und Ursprungsregeln enthalten. Idealerweise antworten die Lieferanten nicht per E-Mail, sondern geben ihre Informationen direkt über ein sicheres Portal in ihr IT-System ein. Sämtliche Eingaben sollten dann validiert werden, um Korrektheit und Vollständigkeit zu gewährleisten.
Die Zollverwaltung ist befugt, die Echtheit und Richtigkeit von Lieferantenerklärungen jederzeit zu überprüfen. Für firmeninterne oder Zollaudits ist es daher wichtig, dass die gesamte Korrespondenz zum Thema Lieferantenerklärungen, Fragen und Antworten und die Anforderung von Zusatzinformationen, automatisch archiviert wird. Das stützt den effizienten Informationsfluss zwischen Lieferant und Importeur auch bei wechselnden Sachbearbeitern.
Risiken beachten
Eine nicht zutreffende Ursprungsangabe in einer Lieferantenerklärung kann steuerrechtlich dazu führen, dass ein ausgestellter Präferenznachweis zurückgenommen wird und die Waren im Einfuhrland nachträglich verzollt werden müssen. Strafrechtlich können falsche Ursprungsangaben als Steuerhinterziehung, leichtfertige Steuerverkürzung oder Steuergefährdung ausgelegt und als Ordnungswidrigkeit oder Straftat mit Geldstrafen oder Freiheitsstrafen (von bis zu fünf Jahren) geahndet werden. Zivilrechtlich kann eine falsche „zugesicherte Präferenzeigenschaft“ zu Schadensersatzforderungen führen. Hinzu kommt der mögliche wirtschaftliche Schaden durch Reputations-, Kunden- oder Marktverlust.
IT-Kompetenz ist gefragt
Mit Managementsoftware für FHAs können Im- und Exporteure durch die Automatisierung ressourcenintensiver Schritte die Zeit für die Qualifizierung von Waren deutlich reduzieren: Einholung von Lieferanteninformationen, Einhaltung der Ursprungsregeln und Analyse der Stücklisten (Bill of Material/BoM). So können Verwaltungskosten gesenkt, Zölle und Transportkosten minimiert werden. Auch die Compliance wird verbessert. Da falsche oder nicht gerechtfertigte Ursprungsangaben auf präferenziellen Ursprungsnachweisen nicht nur wirtschaftliche Einbußen zur Folge haben, sondern auch strafrechtliche Zollverfahren für den Exporteur und den Empfänger auslösen können, sollten Firmen alle Prozesse automatisch auditierbar dokumentieren.
Fazit
Bei einer Falschanwendung von FHAs drohen Zollnachforderungen, Strafen, Reputationsschäden, Kunden- und Marktverluste. Die Risiken können mit Softwareunterstützung minimiert werden. Bei der Auswahl des Softwareanbieters sollten Firmen darauf achten, dass der Dienstleister nicht nur IT-Applikationen, sondern auch aktuellen Content (u.a. Zolltarifnummern, Präferenzzölle, Aus- und Einfuhrbestimmungen etc.) bereitstellt.
Wichtige Informationsquelle
Auf der Website www.zoll.de sind unter anderem die Durchführungsverordnung (EU) 2015/2447 (u.a. Artikel 61–66 und diverse Anhänge) verfügbar.
